Скачать регламент Reglament.doc (3338.0 Кб)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящий Регламент Контрольно-счётной палаты Петропавловск-Камчатского городского округа (далее – Регламент) разработан во исполнение требований статей 5, 15, 19 Федерального закона от 07.02.2011 г. № 6-ФЗ «Об общих принципах организации и деятельности контрольно-счетных органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований», статьи 12 Положения о Контрольно-счётной палате Петропавловск-Камчатского городского округа (далее – Контрольно-счётная палата).
1.2. Задачами Регламента являются:
- установление конкретного содержания направлений деятельности Контрольно-счётной палаты, возглавляемых аудиторами;
- определение порядка осуществления установленных видов деятельности Контрольно-счётной палаты;
- установление компетенции и порядка работы Коллегии Контрольно-счётной палаты;
- определение основ взаимодействия в Контрольно-счётной палате;
- установление порядка ведения дел в Контрольно-счётной палате;
- описание процедуры проведения контрольных и экспертно-аналитических мероприятий, определение действий работников при проведении контрольных и экспертно-аналитических мероприятий, а также установление требований к оформлению результатов контрольных и экспертно-аналитических мероприятий Контрольно-счётной палаты;
- установление порядка опубликования в средствах массовой информации и размещения в сети Интернет информации о деятельности Контрольно-счётной палаты;
- установление порядка направления запросов Контрольно-счётной палаты в органы местного самоуправления, муниципальные органы и организации, их должностным лицам, а также в органы государственной власти, государственные органы Камчатского края, органы управления государственными внебюджетными фондами и территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, их структурные подразделения.
1.3. В своей деятельности Контрольно-счётная палата руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом «Об общих принципах организации и деятельности контрольно-счетных органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований», федеральным законодательством, законодательством Камчатского края, Уставом Петропавловск-Камчатского городского округа, Положением о муниципальном финансовом контроле, Положением о Контрольно-счётной палате, а также другими муниципальными нормативными правовыми актами Петропавловск-Камчатского городского округа, настоящим Регламентом и внутренними документами, принятыми Коллегией Контрольно-счётной палаты или изданными её председателем.
1.4. Основными принципами деятельности Контрольно-счётной палаты являются законность, независимость, объективность, гласность, эффективность, системность, ответственность, профессионализм и соблюдение профессиональной этики.
• принцип законности означает:
- обязательное законодательное обеспечение деятельности Контрольно-счётной палаты, которое необходимо для качественной реализации возложенных на неё задач;
- строгое и точное соблюдение сотрудниками Контрольно-счётной палаты действующего законодательства при реализации возложенных на них полномочий.
• принцип независимости выражается в организационной, функциональной и финансовой независимости Контрольно-счётной палаты, предполагающей:
- формальную и фактическую независимость от органов, осуществляющих управление финансовыми и материальными ресурсами, а также от проверяемых организаций;
- наделение Контрольно-счётной палаты статусом юридического лица;
- избрание высших должностных лиц Контрольно-счётной палаты на срок, превышающий срок действия полномочий выборных лиц представительного органа;
- право самостоятельно определять предмет, объект, сроки и методы контроля и отклонять необоснованные запросы на проведение контроля со стороны других органов;
- свободный доступ к информации, необходимой для решения задач, стоящих перед Контрольно-счётной палатой (за исключением информации, доступ к которой ограничен действующим законодательством);
- утверждение отдельной строкой в соответствующем бюджете расходов на содержание Контрольно-счётной палаты;
- политический нейтралитет и свободу от любого политического воздействия.
• принцип объективности предполагает:
- строгое соответствие действий сотрудников Контрольно-счётной палаты принципам служебного поведения муниципальных служащих, установленным процедурам проведения контроля;
- организацию самоконтроля, регулярную оценку правомерности и эффективности собственной деятельности;
- недопущение предвзятости или предубежденности в отношении деятельности проверяемых объектов, исключение каких-либо личных мотивов (корысть, политический заказ и т.п.) при проведении контрольных и экспертно-аналитических мероприятий;
- беспристрастность и обоснованность выводов по результатам проверок, подтверждение их доказательствами и иными данными, содержащими достоверную и официальную информацию.
• принцип гласности проявляется в:
- открытости деятельности Контрольно-счётной палаты, что предусматривает информированность общества о результатах их деятельности;
- обязательном предоставлении итоговых (годовых) и текущих отчетов Контрольно-счётной палаты представительному органу;
- регулярном опубликовании в средствах массовой информации отчетных материалов о результатах проверок, а также информации о принятии мер по устранению выявленных нарушений (за исключением информации, содержащей конфиденциальные сведения, доступ к которым ограничен действующим законодательством);
- обязательном закреплении в нормативных правовых актах процедуры обнародования результатов контроля.
• принцип эффективности деятельности Контрольно-счётной палаты выражается в осуществлении ею прав и исполнении обязанностей в полном объеме, количественных и качественных показателях работы, степени охвата контрольными мероприятиями публичной финансовой деятельности и т.п. Результативность контрольных и экспертно-аналитических мероприятий является внешним проявлением деятельности Контрольно-счётной палаты, свидетельствующем о решении предусмотренных целей и задач. Именно результаты каждого контрольного мероприятия свидетельствуют об эффективности деятельности Контрольно-счётной палаты в конкретном направлении публичного финансового контроля. Анализ и обобщение результатов контрольных мероприятий за определенный период и (или) по отдельным направлениям свидетельствует об эффективности деятельности Контрольно-счётной палаты.
• принцип системности предполагает планирование деятельности, предусматривающее охват наиболее значимых объектов контроля, а также реализацию всех форм контроля;
• принцип ответственности предполагает добросовестное отношение работников Контрольно-счётной палаты к своим профессиональным обязанностям и глубокое понимание того, что за ненадлежащее исполнение возложенных обязанностей каждый работник несет личную гражданскую, административную, дисциплинарную и иную предусмотренную законом ответственность;
• принцип профессионализма предполагает необходимый и достаточный уровень профессиональной подготовки работников Контрольно-счётной палаты, опыт и квалификацию, отвечающие особенностям проверяемой области (объекта) и поставленным задачам;
• принцип соблюдения профессиональной этики предполагает соответствие поведения работников Контрольно-счётной палаты Кодексу этики поведения муниципального служащего Петропавловск-Камчатского городского округа, Этическому кодексу сотрудников контрольно-счетных органов Российской Федерации.
1.5. Вопросы внутренней деятельности Контрольно-счётной палаты могут определяться также Положением об аппарате и его отделах, должностными инструкциями, другими внутренними документами, утверждаемыми председателем Контрольно-счётной палаты.

2.НАПРАВЛЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОНТРОЛЬНО-СЧЁТНОЙ ПАЛАТЫ
2.1. Контрольно-счётная палата осуществляет контрольную, экспертно-аналитическую, информационную и иные виды деятельности.
2.2. Определенные направления деятельности Контрольно-счётной палаты, которые охватывают комплекс, группу или совокупность ряда доходных или расходных статей бюджета муниципального образования, объединенных единством назначения, возглавляются аудиторами Контрольно-счётной палаты.
Конкретное содержание направления деятельности Контрольно-счётной палаты, возглавляемого одним из аудиторов, устанавливается Коллегией Контрольно-счётной палаты.
2.3. Аудиторы самостоятельно решают все вопросы организации деятельности возглавляемых ими направлений, в том числе организуют проведение контрольных мероприятий, участвуют в их проведении, отслеживают исполнение представлений, предписаний и информационных писем, направленных по результатам проведённого контрольного либо экспертно-аналитического мероприятия, руководят деятельностью работников аппарата Контрольно-счётной палаты по закрепленным за ними направлениям, а также несут ответственность за результаты такой работы.
Содержание направлений деятельности Контрольно-счётной палаты, закрепленных за аудиторами, приведены в Приложении № 1 к настоящему Регламенту.

3. КОМПЕТЕНЦИЯ И ПОРЯДОК РАБОТЫ КОЛЛЕГИИ КОНТРОЛЬНО-СЧЁТНОЙ ПАЛАТЫ
3.1. Для рассмотрения вопросов планирования и организации работы Контрольно-счетной палаты, совершенствования методов контрольной и экспертно-аналитической деятельности, утверждения отчетов, а также аналитических записок, направляемых в Городскую Думу и администрацию городского округа, рассмотрения других вопросов работы Контрольно-счетной палаты образуется Коллегия.
Работа Коллегии проводится в форме заседаний.
3.2. Коллегия Контрольно-счетной палаты состоит из председателя и аудиторов Контрольно-счетной палаты. В работе коллегии Контрольно-счетной палаты имеют право принимать участие Глава городского округа, депутаты Городской Думы, Глава администрации городского округа, его заместители, а по вопросам, отнесённым к их компетенции, руководители органов администрации городского округа.
3.3. Должностные лица администрации городского округа вправе присутствовать на заседаниях Коллегии, при рассмотрении вопросов, относящихся к их ведению.
По решению Коллегии на ее заседание могут быть допущены представители средств массовой информации, общественности и другие лица.
3.4. Заседания Коллегии проводятся, как правило, не реже одного раза в два месяца. Внеплановые заседания Коллегии созываются по мере необходимости председателем Контрольно-счетной палаты, а в его отсутствие - аудитором, исполняющим обязанности председателя.
3.5. На заседаниях Коллегии председательствует председатель Контрольно-счетной палаты, а в его отсутствие - аудитор, исполняющий обязанности председателя.
3.6. В обязательном порядке Коллегия рассматривает на своих заседаниях следующие вопросы:
- принятие Регламента, а также проекты изменений и дополнений в него;
- утверждение направлений деятельности Контрольно-счётной палаты;
- план работы Контрольно-счётной палаты, а также проекты изменений и дополнений в него;
- рассмотрение и утверждение отчетов аудиторов;
- проведение внеплановых контрольных мероприятий;
- годовой отчет Контрольно-счётной палаты;
- о направлении в адрес проверяемых организаций по результатам проведенных контрольных мероприятий представлений и предписаний Контрольно-счетной палаты;
- внесение изменений или отмена предписаний и представлений Контрольно-счётной палаты;
- постановка на контроль и снятие с контроля результатов соответствующих контрольных мероприятий Контрольно-счётной палаты;
- методики и правила проведения контрольных и экспертно-аналитических мероприятий;
- участие специалистов Контрольно-счётной палаты в проверках и ревизиях, проводимых иными органами государственного и муниципального финансового контроля;
- привлечение к контрольным и экспертно-аналитическим мероприятиям Контрольно-счётной палаты специалистов иных организаций и независимых экспертов;
По вопросам принятия Регламента, а также проектов изменений и дополнений в него; рассмотрения годового отчета Контрольно-счётной палаты; рассмотрения, принятия, внесения изменений или отмены предписаний Контрольно-счётной палаты; рассмотрения методик и правил проведения контрольных и экспертно-аналитических мероприятий издаются постановления, которые подписываются председателем Контрольно-счётной палаты, а в его отсутствие - аудитором, исполняющим обязанности председателя. По иным вопросам, входящим в компетенцию Коллегии принимаются решения.
3.7. Для подготовки заседания и ведения протокола заседания Коллегии председатель Контрольно-счётной палаты из числа работников аппарата своим распоряжением назначает секретаря Коллегии.
3.8. Секретарь Коллегии:
- формирует проект повестки дня заседания Коллегии;
- ведет протокол заседания.
3.10. Документы по вопросам, рассмотрение которых включено в повестку дня Коллегии, передаются секретарю Коллегии, не позднее 3 (трех) рабочих дней, предшествующих дню заседания Коллегии. Секретарь Коллегии обязан незамедлительно передать эти документы членам Коллегии для ознакомления.
3.11. Проект повестки дня заседания Коллегии формируется её секретарем с учётом предложений председателя Контрольно-счётной палаты, а в его отсутствие - аудитора, исполняющего обязанности председателя, а также предложений аудиторов. В проекте повестки дня заседания Коллегии указываются дата, время и место проведения заседания, а также вопросы, вынесенные на рассмотрение.
3.12. Вопросы на заседании Коллегии рассматриваются в соответствии с утвержденной членами Коллегии повесткой дня. Внесение дополнительных вопросов в повестку дня допускается при согласии всех присутствующих членов Коллегии.
3.13. Кворумом для проведения заседания Коллегии является присутствие на нем не менее половины членов Коллегии. Постановления или решения принимаются простым большинством голосов членов Коллегии, присутствующих на её заседании открытым голосованием путём поднятия руки. В случае равенства голосов голос председателя Контрольно-счётной палаты (председательствующего на заседании Коллегии) является решающим.
3.14. Перед началом голосования председательствующий на заседании Коллегии уточняет формулировку по каждому из вопросов, поставленных на голосование.
3.15. Во время заседания Коллегии никто из участников заседания не может высказываться, не получив согласия председателя Контрольно-счётной палаты (председательствующего на заседании Коллегии). Председатель Контрольно-счётной палаты (председательствующий на заседании Коллегии) вправе взять слово для выступления в любой момент.
3.16. Рассмотрение вопроса, включенного в повестку дня заседания Коллегии, производится в следующем порядке:
- председатель Контрольно-счётной палаты (председательствующий на заседании Коллегии) объявляет название вопроса и предоставляет слово докладчику и содокладчикам;
- время для доклада или содоклада, как правило, не может превышать 20 (двадцать) минут. В конце выступления докладчик информирует Коллегию о поступивших замечаниях, предложениях и поправках (далее – поправки) со стороны членов Коллегии и дает по ним свой комментарий;
- вопросы докладчику и содокладчику задаются после окончания доклада и содоклада. Право задавать вопросы докладчику и содокладчику имеют все участники заседания Коллегии с согласия председателя Контрольно-счётной палаты (председательствующего на заседании Коллегии). Время на вопросы и ответы до 3 (трех) минут, если иное не устанавливается председателем Контрольно-счётной палаты (председательствующим на заседании Коллегии);
- после ответов докладчика и (или) содокладчика на поставленные перед ними вопросы проводится обсуждение вопроса, по которому был сделан доклад. Время повторных выступлений ограничивается 5 (пятью) минутами;
- по результатам обсуждения вопроса докладчик имеет право на заключительное слово перед голосованием. Заключительное слово не может превышать 5 (пяти) минут;
- после заключительного слова докладчика председатель Контрольно-счётной палаты (председательствующий на заседании Коллегии) закрывает обсуждение вопроса и ставит проект решения на голосование “за основу”. В случае принятия проекта “за основу” на голосование ставятся поправки, одобренные основным докладчиком. Допускается как голосование по каждой из поправок, так и по всем поправкам сразу. Затем на голосование ставятся остальные поправки. Окончательный вариант проекта решения Коллегии ставится на голосование в целом. По окончании голосования председатель Контрольно-счётной палаты (председательствующий на заседании Коллегии) объявляет итоги: “решение принято” или “решение не принято” и закрывает рассмотрение данного вопроса;
- в ходе заседания по предложению председателя Контрольно-счётной палаты (председательствующего на заседании Коллегии) могут объявляться перерывы.
3.17. На каждом заседании Коллегии ведется протокол заседания. По решению председателя Контрольно-счётной палаты (председательствующего на заседании Коллегии) может вестись аудиозапись заседания Коллегии с момента его открытия до момента окончания.
3.18. В протоколе заседания Коллегии указываются:
- дата, место проведения заседания, порядковый номер заседания;
- список членов Коллегии, присутствовавших на заседании;
- список лиц, присутствовавших на заседании, не являющихся членами Коллегии, с указанием их должности и места работы;
- вопросы повестки дня и фамилии, инициалы докладчиков и (или) содокладчиков;
- список лиц, выступавших на заседании;
- краткая запись содержания доклада, сообщения или выступления;
- результаты голосования по вопросу с формулировкой принятого решения.
Образец формы протокола заседания Коллегии приведен в Приложении № 2 к настоящему Регламенту.
3.19. Протокол заседания Коллегии оформляется в течение 3 (трех) рабочих дней со дня проведения заседания. Протокол заседания Коллегии подписывается должностным лицом, председательствующим на заседании Коллегии, и секретарем.
3.20. Член или группа членов Коллегии, несогласные с ее решением, вправе в трехдневный срок подать председателю Контрольно-счётной палаты особое мнение, которое прилагается к решению Коллегии и является неотъемлемой частью протокола заседания Коллегии. Особое мнение должно быть мотивированно и содержать ссылки на нормативные правовые акты, либо на положения настоящего Регламента. При представлении материалов контрольных и экспертно-аналитических мероприятий Городской Думе особое мнение членов Коллегии оглашается в обязательном порядке. В случае если с особым мнением выступает председатель Контрольно-счётной палаты, ему предоставляется слово для содоклада.
3.21. По результатам рассмотрения контрольных мероприятий Коллегией может быть принято решение о постановке результатов проведённого контрольного мероприятия на контроль с определением соответствующего должностного лица КСП, ответственного за контроль над реализацией результатов контрольного мероприятия (предложений Контрольно-счётной палаты). В этом случае секретарём Коллегии в журнале учёта результатов контрольных мероприятий делается соответствующая отметка.
О результатах контроля соответствующее должностное лицо Контрольно-счётной палаты докладывает на заседании Коллегии к установленному в решении Коллегии сроку.
Снятие результатов контрольного мероприятия с контроля производится также на основании решения Коллегии.
Форма журнала контроля результатов контрольных мероприятий приведена в Приложении № 3 к настоящему Регламенту.
3.22. Контроль за исполнением решений и постановлений Коллегии возлагается на председателя Контрольно-счётной палаты, а в его отсутствие – на аудитора, исполняющего обязанности председателя.

4. ОСНОВЫ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ В КОНТРОЛЬНО-СЧЁТНОЙ ПАЛАТЕ
4.1. Прием и увольнение работников аппарата осуществляется по приказам (распоряжениям) председателя Контрольно-счётной палаты.
4.2. Права, обязанности и ответственность аудиторов и работников аппарата Контрольно-счётной палаты, а также условия прохождения ими службы определяются законодательством Российской Федерации и Камчатского края о муниципальной службе, Трудовым кодексом Российской Федерации, настоящим Регламентом, иными нормативными правовыми актами, а также должностными инструкциями.
4.3. Формами работы Контрольно-счётной палаты являются: деятельность аудиторов в соответствии с определенными направлениями, проведение контрольных и экспертно-аналитических мероприятий, заседания Коллегии, рабочие совещания, организационно-распорядительная деятельность председателя Контрольно-счётной палаты, деятельность аппарата по организационно-техническому, юридическому, финансовому и иным видам обеспечения деятельности Контрольно-счётной палаты.
4.4. Рабочие совещания Контрольно-счётной палаты проводятся по мере необходимости. На них обязаны присутствовать: аудиторы Контрольно-счётной палаты, секретарь Коллегии, а также другие работники по решению председателя Контрольно-счётной палаты. На рабочих совещаниях рассматриваются вопросы текущей деятельности Контрольно-счётной палаты: информация аудиторов о выполнении заданий, поручений председателя, даются новые поручения указанным лицам, обсуждаются варианты исполнения этих заданий и поручений, а также иные вопросы.
4.5. Контрольно-счётная палата строит свою работу на основе планов, которые формируются исходя из необходимости обеспечения всестороннего системного контроля за исполнением местного бюджета, а также с учетом всех видов и направлений деятельности Контрольно-счётной палаты.
Форма Плана работы Контрольно-счётной палаты на год приведена в Приложении № 4 к настоящему Регламенту.
4.6. В том случае, если запланированное к проведению контрольное или экспертно-аналитическое мероприятие затрагивает вопросы, отнесённые к деятельности нескольких направлений деятельности Контрольно-счётной палаты, оно относится к совместным мероприятиям, ответственными за его проведение назначаются несколько аудиторов, возглавляющих соответствующие направления деятельности Контрольно-счётной палаты.

5. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ДЕЛ В КОНТРОЛЬНО-СЧЁТНОЙ ПАЛАТЕ
Условия организации единой системы документационного обеспечения деятельности Контрольно-счётной палаты, правила и порядок работы с документами, общие требования к служебной переписке и делопроизводству, в том числе установление состава реквизитов документов Контрольно-счётной палаты и требований к ним, определены Порядком ведения дел в Контрольно-счётной палате, изложенным в Приложении № 5 к настоящему Регламенту.

6. ПОРЯДОК ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ КОНТРОЛЬНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ, ОПРЕДЕЛЕНИЕ ДЕЙСТВИЙ РАБОТНИКОВ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ КОНТРОЛЬНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ, А ТАКЖЕ ОФОРМЛЕНИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ ПРОВЕДЕННЫХ КОНТРОЛЬНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ

6.1. Права и обязанности должностных лиц, осуществляющих контрольные мероприятия, определяются Федеральным законом «Об общих принципах организации и деятельности контрольно-счетных органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований», Положением о Контрольно-счётной палате, а также другими нормативными правовыми актами Российской Федерации, Камчатского края и Петропавловск-Камчатского городского округа.
При этом при осуществлении как контрольной, так и экспертно-аналитической деятельности необходимо исходить из того, что проводимое мероприятие является непрерывным процессом, включающим в себя три составляющие: планирование мероприятия, проведение мероприятия, реализацию результатов мероприятия.
Содержание контрольного мероприятия
6.2. Методы проведения контрольных мероприятий Контрольно-счётной палаты установлены Положением о муниципальном финансовом контроле в Петропавловск – Камчатском городском округе.
6.3. Цель контрольного мероприятия – осуществление контроля за целевым и эффективным использованием средств местного бюджета и муниципальной собственности, соблюдением законодательства Российской Федерации, Камчатского края и Петропавловск-Камчатского городского округа при осуществлении организацией хозяйственных и финансовых операций, их обоснованностью, наличием и движением имущества, обязательств, использованием материальных и трудовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами.
6.4. В ходе проведения контрольных мероприятий решаются следующие задачи:
- получение полной и достоверной информации о проектировании и исполнении бюджета городского округа, формировании и использовании муниципальной собственности и распоряжении ею;
- оценка достоверности отчетности об операциях со средствами бюджета городского округа, законности и эффективности деятельности по формированию и использованию средств Петропавловск-Камчатского городского округа;
- анализ причин и последствий выявленных нарушений и недостатков, исследование проблем бюджетно-финансовой политики и бюджетного процесса;
- выработка и внесение предложений по предотвращению нарушений и недостатков, совершенствованию процедур и институтов формирования и использования средств Петропавловск-Камчатского городского округа;
6.5. Контрольные мероприятия подразделяются на следующие виды:
- сплошные или выборочные – в зависимости от объема проверки документов;
- комплексные или тематические – в зависимости от целенаправленности и круга проверяемых вопросов.
При сплошном контрольном мероприятии проводится проверка всех финансовых и бухгалтерских документов, реестров, отчетов и других материалов проверяемого объекта по операциям со средствами местного бюджета и с муниципальной собственностью за проверяемый период. При выборочном контрольном мероприятии проверяется лишь часть указанных документов на выбор в зависимости от поставленных вопросов за определенный промежуток времени.
Контрольные мероприятия проводятся, как правило, в рамках содержания направлений деятельности Контрольно-счётной палаты.
При проведении комплексного контрольного мероприятия проверяются одновременно все направления финансово-хозяйственной деятельности проверяемого объекта и все его операции со средствами местного бюджета и с муниципальной собственностью. В комплексном контрольном мероприятии принимают участие, как правило, несколько направлений деятельности Контрольно-счётной палаты в соответствии с их содержанием.
Тематические контрольные мероприятия проводятся по конкретным вопросам деятельности одного или нескольких объектов, использования ими бюджетных средств и (или) муниципальной собственности, а также взаимных расчётов и платежей с местным бюджетом.
6.6. В дополнение к указанным видам контрольных мероприятий может проводиться встречная проверка, которая заключается в сопоставлении двух экземпляров одного и того же документа или различных документов, связанных между собой единством операций и находящихся в различных организациях, ведущих расчёты (распорядитель и получатель), или в разных подразделениях одного объекта, либо в подтверждении (документальном или фактическом) осуществления определенных действий проверяемым объектом.

Организация подготовки контрольных мероприятий

6.7. Основанием для проведения контрольных мероприятий является план работы Контрольно-счётной палаты, утвержденный решением коллегии Контрольно-счётной палаты.
Основой для формирования плана работы Контрольно-счётной палаты являются результаты мониторинга исполнения бюджета городского округа, поручения (обращения) Городской Думы, иные основания.
6.8. Обязательным условием проведения контрольного мероприятия является наличие утвержденной программы, в которой должны быть отражены следующие вопросы:
- основание для проведения контрольного мероприятия;
- цель контрольного мероприятия;
- вопросы контрольного мероприятия;
- объект контрольного мероприятия (перечень проверяемых объектов);
- срок проведения контрольного мероприятия;
- состав ответственных исполнителей;
- проверяемый период деятельности.
Программа подписывается аудитором Контрольно-счётной палаты и утверждается председателем Контрольно-счётной палаты.
Если контрольное мероприятие охватывает вопросы, входящие в компетенцию нескольких направлений деятельности, то проект программы составляется и подписывается соответствующими аудиторами Контрольно-счётной палаты и утверждается председателем Контрольно-счётной палаты.
Форма программы приведена в Приложении № 6 к настоящему Регламенту.
Утвержденная программа в процессе проведения контрольного мероприятия может быть, при необходимости, дополнена или сокращена аудитором Контрольно-счётной палаты, ответственным за ее проведение, с обязательным утверждением изменений председателем Контрольно-счётной палаты.
6.9. На каждое контрольное мероприятие Контрольно-счётной палаты оформляется направление на право проведения контрольного мероприятия на бланках установленной формы, в котором указываются:
- основание проведения контрольного мероприятия;
- фамилия, имя, отчество и должность руководителя контрольного мероприятия и должностных лиц, иных сотрудников Контрольно-счётной палаты участвующих в нем;
- наименование проверяемого объекта;
- тема контрольного мероприятия;
- дата начала и окончания (или количество дней) проведения контрольного мероприятия;
- проверяемый период деятельности.
Срок проведения контрольного мероприятия, состав ревизионной группы и ее руководитель определяются председателем Контрольно-счётной палаты с учетом объема предстоящих работ, вытекающих из конкретных задач контрольного мероприятия и особенностей проверяемого объекта, и, как правило, не может превышать 30 календарных дней.
Направление подписывается председателем Контрольно-счётной палаты, либо аудитором, исполняющим обязанности председателя.
6.10. Руководителем контрольного мероприятия назначается, как правило, аудитор Контрольно-счётной палаты. Контрольно-счётная палата при осуществлении своей деятельности взаимодействует с органами местного самоуправления Петропавловск-Камчатского городского округа и органами, входящими в структуру администрации городского округа, использует материалы их работы, в случае необходимости по согласованию привлекает работников этих органов к отдельным проверкам. Контрольно-счётная палата на договорных основах может привлекать к проводимым контрольным мероприятиям специалистов иных организаций.
6.11. Решение о продлении первоначально установленного срока проведения контрольного мероприятия принимается председателем Контрольно-счётной палаты, либо аудитором, исполняющим обязанности председателя. Решение о продлении срока проведения контрольного мероприятия принимается на основании мотивированной служебной записки руководителя контрольного мероприятия, в которой указывается выполненный на дату окончания срока объём работ и обосновывается причина, по которой необходимо продлить сроки проведения контрольного мероприятия.
6.12. В случае участия в контрольном мероприятии нескольких должностных лиц Контрольно-счётной палаты (исполнителей контрольного мероприятия), перед началом контрольного мероприятия его руководитель составляет рабочий план по каждому объекту его проведения, в котором указываются: наименование объекта и вопросы контрольного мероприятия, содержание предстоящих работ, исполнители и срок исполнения, а также проводит подробный инструктаж о характере и особенностях предстоящего контрольного мероприятия, знакомит участников контрольного мероприятия с содержанием программы и рабочего плана проведения контрольного мероприятия. Рабочий план утверждается руководителем контрольного мероприятия и с ним под роспись знакомятся все исполнители контрольного мероприятия.
Форма рабочего плана приведена в Приложении № 7 к настоящему Регламенту.
Проведение контрольных мероприятий
6.13. Контрольные мероприятия осуществляются по месту нахождения проверяемого объекта либо, по ходатайству проверяемого объекта, по месту нахождения Контрольно-счётной палаты. В последнем случае должностные лица проверяемого объекта обязаны представить все запрашиваемые ответственными лицами Контрольно-счётной палаты документы в их распоряжение. Должностные лица Контрольно-счётной палаты несут ответственность за сохранность переданных документов в соответствии с законодательством Российской Федерации, Камчатского края и нормативными правовыми актами Петропавловск-Камчатского городского округа.
Перед тем как приступить к проведению контрольного мероприятия, руководитель контрольного мероприятия предъявляет направление (направления) на право проведения контрольного мероприятия руководителю проверяемого объекта для письменного ознакомления и, при необходимости, знакомит его с программой контрольного мероприятия, представляет участвующих в нем должностных лиц и иных сотрудников Контрольно-счётной палаты, решает организационно-технические вопросы, связанные с проведением контрольного мероприятия.
6.14. Контрольные мероприятия проводятся в строгом соответствии с утвержденной программой путем проверки:
- учредительных, регистрационных, плановых, отчетных, бухгалтерских и других документов по форме и содержанию;
- фактического соответствия совершённых операций данным первичных документов, в том числе по фактам получения и выдачи указанных в них денежных средств и материальных ценностей, фактически выполненных работ (оказанных услуг) и т.п.;
- сличения имеющихся в проверяемом объекте записей, документов и данных с соответствующими записями, документами и данными, находящимися в тех организациях, от которых получены или которым выданы денежные средства, материальные ценности и документы;
- наличия и движения материальных ценностей и денежных средств (инвентаризация имущества), правильности формирования затрат, достоверности объемов выполненных работ и оказанных услуг, обеспечения сохранности денежных средств и материальных ценностей;
- достоверности отражения произведенных операций в бухгалтерском учете и финансовой отчетности, в том числе соблюдения установленного порядка ведения учета, сопоставления записей в регистрах бухгалтерского учета с данными первичных документов, сопоставления показателей отчетности с данными бухгалтерского учета, арифметической проверки первичных документов;
- использования и сохранности бюджетных средств, а также муниципальной собственности;
- в необходимых случаях организации и состояния внутреннего (ведомственного) контроля.
6.15. При отсутствии или запущенности бухгалтерского учета на проверяемом объекте должностные лица составляют об этом акт, приостанавливают проведение контрольного мероприятия, а руководитель контрольного мероприятия докладывает председателю Контрольно-счётной палаты для принятия решения.
Форма акта об отсутствии (запущенности) бухгалтерского учета приведена в Приложении № 8 к настоящему Регламенту.
6.16. При выполнении своих служебных обязанностей по проведению контрольных мероприятий должностные лица Контрольно-счётной палаты имеют право получать от руководства и работников проверяемых организаций письменные пояснения.
Форма пояснения приведена в Приложении № 9 к настоящему Регламенту.
6.17. Если в ходе проведения контрольного мероприятия возникает ситуация, когда должностному лицу, предъявившему направление на право проведения контрольного мероприятия, должностным лицом проверяемого объекта отказано в допуске на проверяемый объект, предоставлении необходимой для проверки информации, а также в случае задержки с ее предоставлением, должностное лицо Контрольно-счётной палаты доводит до сведения должностного лица и руководителя проверяемого объекта содержание статей 13 и 14 Федерального закона от 07.02.2011 г. № 6-ФЗ «Об общих принципах организации и деятельности контрольно-счетных органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований» и составляет акт об отказе в допуске или в предоставлении информации с указанием даты, места, данных должностного лица, допустившего противоправные действия, и иной необходимой информации.
Указанные акты оформляются в двух экземплярах и подписываются участвующим в проведении контрольного мероприятия должностным лицом. Один экземпляр акта передается под расписку руководителю проверяемого объекта или иному уполномоченному должностному лицу.
Если в течение суток после передачи акта требования должностного лица Контрольно-счётной палаты не выполняются, он обязан незамедлительно доложить о происшедшем руководителю контрольного мероприятия, а также председателю Контрольно-счётной палаты и направить ему соответствующий акт. Председатель Контрольно-счётной палаты принимает в соответствии с законодательством необходимые меры в отношении лиц, допускающих неправомерные действия, и по обеспечению условий для выполнения программы контрольного мероприятия.
Формы актов по фактам отказа в допуске, непредставления (задержки с представлением, представления в неполном объеме, представления недостоверной информации) необходимой для контрольного мероприятия информации приведены в Приложениях № 10 и 11 к настоящему Регламенту.

Оформление актов по результатам контрольного мероприятия

6.18. Результаты контрольного мероприятия оформляются в виде акта, в котором должно быть отражено следующее:
- дата, номер и место составления акта;
- основание проведения контрольного мероприятия;
- фамилия, имя, отчество и должность лица (лиц), проводившего (проводивших) контрольное мероприятие;
- цель, объект (объекты) контрольного мероприятия и реквизиты объекта (объектов) контрольного мероприятия;
- проверяемый период деятельности и срок проведения контрольного мероприятия;
- основная нормативно-правовая база контрольного мероприятия;
- перечень неполученных документов из числа затребованных (с указанием актов и причин в случае отказа в предоставлении документов) или иных фактов препятствования в работе;
- содержательная часть акта - ответы на вопросы программы проведения ревизии (проверки). Вскрытые факты нарушений законодательства в деятельности проверяемого объекта и характеристика этих фактов (описываются факты нарушений законодательства).
Форма акта по результатам контрольного мероприятия приведена в Приложении № 12 к настоящему Регламенту.
6.19. Акт составляют и подписывают должностные лица, проводившие контрольное мероприятие на данном проверяемом объекте.
6.20. Акт составляется в двух экземплярах: первый экземпляр – Контрольно-счётной палате, второй экземпляр – руководству проверяемого объекта;
6.21. При составлении акта должны соблюдаться объективность изложения, краткость и ясность формулировок, логическая и хронологическая последовательность, документальное обоснование всех изложенных фактов со ссылкой на даты и номера нормативно-правовых актов, конкретных первичных бухгалтерских, и других документов.
Если на проверяемом объекте Контрольно-счётная палата проводила контрольное мероприятие в предшествующем периоде, то в акте следует отметить, какие из требований, рекомендаций и предложений, данных по результатам предыдущего контрольного мероприятия, выполнены либо не выполнены.
6.22. При составлении акта следует по возможности избегать слов и фраз, носящих оценочный характер. Не допускается включение в акт различного рода выводов, предположений и фактов, не подтвержденных документами или результатами проверки, сведений из материалов правоохранительных органов и ссылок на показания, данные следственным органам. В нем не должна даваться морально-этическая оценка действий должностных и материально ответственных лиц проверяемого объекта, квалифицироваться их поступки, намерения и цели.
6.23. Акт по результатам контрольного мероприятия оформляется в срок не более чем 5 рабочих дней после окончания данного мероприятия, при этом срок оформления акта не входит в срок проведения контрольного мероприятия.
6.24. Акт с сопроводительным письмом доводится для ознакомления руководства проверяемого объекта. Образец сопроводительного письма приведен в Приложении № 13 к настоящему Регламенту.
6.25. Руководство проверяемого объекта имеет право выразить свое мнение о результатах контрольного мероприятия (разногласия, пояснения), которое прилагается к акту и направляется вместе с подписанным экземпляром акта в адрес Контрольно-счётной палаты в срок не позднее пяти рабочих дней. Отказ от подписи в ознакомлении с актом руководством проверяемого объекта не является препятствием для дальнейшей работы по итогам проведенного контрольного мероприятия.
6.26. В случае представления руководством проверяемого объекта разногласий по результатам контрольного мероприятия в установленные сроки, должностное лицо, проводившее данное мероприятие по поручению председателя в срок не более 3 рабочих дней подготавливает заключение на данные разногласия. Сроки подготовки заключений на разногласия могут быть продлены по решению председателя Контрольно-счётной палаты на основании мотивированной докладной записки аудитора. Заключение на разногласия оформляются на бланке письма Контрольно-счётной палаты и подписываются председателем.
Порядок составления и сроки оформления итоговых материалов контрольного мероприятия
6.27. По итогам проведенного контрольного мероприятия аудитором Контрольно-счётной палаты на основании акта (актов) составляется Отчёт с выводами и предложениями, который предлагается на рассмотрение и утверждение Коллегии Контрольно-счётной палаты.
6.28. В случае невозможности составления отчёта по результатам контрольного мероприятия аудитором (отпуск, болезнь, временное отсутствие соответствующего должностного лица по иным причинам), председатель Контрольно-счётной палаты может поручить подготовку отчёта одному из сотрудников Контрольно счётной палаты.
В таком случае проект отчёта о результатах контрольного мероприятия вносится на рассмотрение Коллегии КСП председателем Контрольно-счётной палаты.
6.29. Отчёт с выводами и предложениями по результатам контрольного мероприятия составляется в срок 15 рабочих дней после урегулирования разногласий. Срок оформления результатов отчёта также не входит в срок проведения контрольного мероприятия. По мотивированному обращению аудитора срок подготовки отчёта может быть продлён председателем Контрольно-счётной палаты, но не более чем на 10 рабочих дней.
6.30. При подготовке отчёта должна соблюдаться объективность и обоснованность, четкость, лаконичность, доступность и системность изложения.
Форма Отчёта приведена в Приложении № 14 к настоящему Регламенту.
6.31. После составления проекта отчёта, составивший его аудитор, иной сотрудник Контрольно-счётной палаты, в течение 5 рабочих дней готовит по результатам контрольного мероприятия проекты информационных писем, для направления их в адрес Городской Думы, Главы администрации городского округа, отраслевого органа, в ведении которого находится проверяемый объект (объекты), а также в адрес проверяемого объекта или иные адреса в случае необходимости.
Информационные письма должны содержать общую информацию о результатах контрольного мероприятия, сделанные по результатам данного мероприятия выводы, а также (в случае необходимости) предложения по устранению нарушений, выявленных контрольным мероприятием.
Информационные письма направляются в адрес различных организаций и их должностных лиц за подписью председателя КСП. Срок ответа на данные информационные письма (в случае необходимости ответа) устанавливается для получателей этих писем не позже дня проведения Коллегии Контрольно-счётной палаты, на рассмотрение которой выносится отчёт о результатах контрольного мероприятия, по результатам которого составлены письма.
6.32. После утверждения Отчёта о результатах контрольного мероприятия, Коллегия может принять решение о направлении представлений или предписаний, либо информационных писем с приложением Отчёта объекту (объектам) контрольного мероприятия, вышестоящей организации проверяемого объекта (отраслевому органу), органам администрации городского округа, Главе администрации городского округа, в Городскую Думу, либо о передаче материалов контрольного мероприятия в правоохранительные органы.
Формы информационного письма, представления и предписания Контрольно-счётной палаты приведены в Приложениях № 15, № 16 и № 17 к настоящему Регламенту соответственно.
6.33. Материалы контрольного мероприятия состоят из акта (актов) контрольного мероприятия, надлежаще оформленных приложений к нему, на которые имеются ссылки в акте (направления на право проведения контрольного мероприятия, таблицы, документы, копии документов, сводные справки, объяснения должностных и материально ответственных лиц и т.п.), отчёта о результатах контрольного мероприятия.
Также по результатам проведённого контрольного мероприятия ответственным за его проведение должностным лицом Контрольно-счётной палаты составляется справка «Сведения о результатах проведённого контрольного мероприятия». Примерная форма данной справки приведена в Приложении № 18 к настоящему Регламенту. Внесённые в справку сведения постоянно актуализируются аудитором Контрольно-счётной палаты, возглавляющим соответствующее направление деятельности, до тех пор, пока Коллегией КСП не будет принято решение о снятии результатов соответствующего контрольного мероприятия с контроля.
Материалы каждого контрольного мероприятия в делопроизводстве Контрольно-счётной палаты должны составлять отдельное дело с соответствующим номером, наименованием и количеством томов этого дела, а также описью прилагаемых документов (материалов) контрольного мероприятия.

Ответственность должностных лиц Контрольно-счётной палаты при проведении контрольного мероприятия

6.34. Должностные лица Контрольно-счётной палаты несут ответственность за достоверность результатов проводимых контрольных мероприятий, предоставляемых в государственные органы, органы местного самоуправления и предаваемых гласности, а также за разглашение государственной и иной охраняемой законом тайны.
6.35. Сотрудники Контрольно-счётной палаты обязаны после завершения контрольного мероприятия представить руководителю контрольного мероприятия (ревизионной группы) акт и (или) другие материалы контрольного мероприятия по порученным ему вопросам. На представленных материалах контрольного мероприятия руководителем контрольного мероприятия (ревизионной группы) делается отметка: "Материалы приняты", указывается дата и им подписывается.
В случае непредставления сотрудником указанных материалов, иных фактов нарушения им трудовой дисциплины или невыполнения своих служебных обязанностей в процессе проведения контрольного мероприятия, руководитель контрольного мероприятия (руководитель группы) обязан составить соответствующий акт и незамедлительно сообщить об этом председателю Контрольно-счётной палаты.
Форма акта о нарушении сотрудником Контрольно-счётной палаты трудовой дисциплины или невыполнении своих служебных обязанностей приведена в Приложении № 19 к настоящему Регламенту.

7. ПОРЯДОК ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ЭКСПЕРТНО-АНАЛИТИЧЕСКИХ МЕРОПРИЯТИЙ, ОПРЕДЕЛЕНИЕ ДЕЙСТВИЙ РАБОТНИКОВ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ ЭКСПЕРТНО-АНАЛИТИЧЕСКИХ МЕРОПРИЯТИЙ, А ТАКЖЕ СРОКИ И ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ ПРОВЕДЕННЫХ ЭКСПЕРТНО-АНАЛИТИЧЕСКИХ МЕРОПРИЯТИЙ
7.1. Экспертно-аналитическая деятельность Контрольно-счётной палаты основывается на данных работы аудиторов по подведомственным им направлениям и содержит:
- сбор и обобщение информации о состоянии и использовании объектов муниципальной собственности, и объектов, в управлении и распоряжении которых находится муниципальная собственность, использовании средств местного бюджета по соответствующим направлениям расходов;
- комплексный, всесторонний анализ и аудиторская оценка состояния дел в городском округе по вопросам подведомственного аудиторского направления за отчетный период;
- выявление проблем и тенденций, сложившихся в городском округе в сфере деятельности аудиторского направления, и формулирование предложений и рекомендаций по устранению недостатков, проблем, негативных тенденций и их предупреждению в дальнейшем.
Основными источниками информации для анализа являются:
- результаты контрольных мероприятий;
- статистические данные;
- официальные информационно-аналитические материалы.
7.2. Контрольно-счётная палата осуществляет следующие виды экспертно-аналитической деятельности: экспертиза, подготовка аналитических или информационно-аналитических записок, мониторинг исполнения бюджета городского округа и эффективности использования муниципального имущества.
7.3 Экспертиза Контрольно-счётной палаты представляет собой метод предварительной оценки принятия финансовых решений с целью определения их экономической эффективности, а также экономических и юридических последствий. Экспертиза включает в себя комплексный анализ и оценку нормативных правовых и правовых актов (проектов нормативных правовых и правовых актов). Практическим и документальным результатом экспертизы с целью выработки предложений и рекомендаций является экспертное заключение (заключение). Форма экспертного заключения (заключения) приведена в Приложении № 20 к настоящему Регламенту.
7.4 Контрольно-счётная палата проводит экспертизу и дает заключения по:
- проекту бюджета городского округа, обоснованности его доходных и расходных статей, размерам внутреннего долга муниципального образования и дефицита бюджета муниципального образования;
- проектам решений Городской Думы о внесении изменений в бюджет городского округа;
- проекту отчёта об исполнении бюджета городского округа за очередной финансовый год и отчётности главных администраторов бюджетных средств;
- проектам долгосрочных целевых программ, проектам нормативных правовых и правовых актов, вносящих изменения в долгосрочные целевые программы;
- проектам решений Городской Думы, касающихся вопросов использования средств бюджета городского округа, вопросов распоряжения муниципальным имуществом;
- проектам нормативных правовых актов администрации городского округа, предусматривающих расходы, покрываемые за счет средств бюджета городского округа, или влияющих на формирование и исполнение бюджета городского округа, а также касающихся вопросов распоряжения муниципальным имуществом;
- проблемам бюджетно-финансовой политики и совершенствования бюджетного процесса в муниципальном образовании;
7.5 Экспертиза проводится сотрудниками Контрольно-счётной палаты по поручению председателя Контрольно-счётной палаты.
Сотрудник КСП, которому поручено проведение экспертизы, обязан организовать работу по сбору и обобщению необходимой информации в сфере вопросов, регулируемых документом, их детальное исследование, всесторонний комплексный анализ и оценку на предмет законности его норм и положений, целесообразности и эффективности в случае его принятия и применения.
Экспертное заключение (заключение) подписывает сотрудник (сотрудники) Контрольно-счётной палаты, которым председатель Контрольно-счётной палаты поручил проводить экспертизу.
7.6 Аналитические и экспертно-аналитические записки Контрольно-счётной палаты подготавливаются на основании и в соответствии с планами работы Контрольно-счётной палаты.
Аналитическая записка формируется на основании материалов Контрольно-счётной палаты по проведённым контрольным мероприятиям (акты проверок, отчёты по проведённым контрольным мероприятиям);
Информационно-аналитическая записка формируется на основании информации, полученной Контрольно-счётной палатой в соответствии с запросами, направленными в адрес рассматриваемого в информационно-аналитической записке объекта (объектов), а также адреса иных юридических лиц, способных представить достоверную информацию по интересующим Контрольно-счётную палату вопросам, без проведения контрольных мероприятий.
Образец формы аналитической записки (информационно-аналитической записки) приведен в приложении № 21 к настоящему Регламенту.

Сроки оформления результатов экспертно-аналитических мероприятий

7.7. Сроки оформления результатов экспертно-аналитических мероприятий, рассматриваемые в данном разделе, являются максимальными. При этом аудиторы и работники аппарата Контрольно-счётной палаты должны стремиться к оформлению данных результатов в кратчайшие сроки.
7.8. Сроки подготовки экспертных заключений на проект бюджета городского округа на очередной финансовый год и отчёта об исполнении бюджета устанавливаются Бюджетным кодексом Российской Федерации, нормативными правовыми актами городского округа, издаваемым в соответствии с ними распоряжением председателя КСП.
7.9 Сроки подготовки аналитических записок, информационно-аналитических записок устанавливаются планом работы Контрольно-счётной палаты на соответствующий год.
7.10 Сроки подготовки экспертных заключений на проекты нормативных правовых актов городского округа и проекты изменений в эти нормативные правовые акты определяются председателем Контрольно-счётной палаты, но не могут составлять менее двух календарных дней.

Приложение 1
к Регламенту Контрольно-счётной палаты
Петропавловск-Камчатского городского округа

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ НАПРАВЛЕНИЙ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОНТРОЛЬНО-СЧЁТНОЙ ПАЛАТЫ ПЕТРОПАВЛОВСК-КАМЧАТСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА

Приложение 2
к Регламенту Контрольно-счётной палаты
Петропавловск-Камчатского городского округа

ПРОТОКОЛ
заседания коллегии Контрольно-счётной палаты Петропавловск-Камчатского городского округа
№ ___

г. Петропавловск-Камчатский                       «___» _________ 200__ года

Присутствовали: указываются фамилии и инициалы членов Коллегии.
ОТСУТСТВОВАЛИ: указываются фамилии и инициалы членов Коллегии.
ПРИГЛАШЕННЫЕ: указываются фамилии, инициалы приглашенных лиц.

Повестка дня:

1. Указывается тема рассматриваемого вопроса (фамилия, инициалы докладчика и содокладчика (содокладчиков); 
2. Указывается тема рассматриваемого вопроса (фамилия, инициалы докладчика и содокладчика (содокладчиков)

1-й вопрос:
Слушали:   приводятся инициалы и фамилия докладчика, краткая запись содержания доклада, сообщения.
Выступили: приводятся инициалы и фамилия докладчика, краткая запись содержания выступления.
Решили: по пунктам излагаются принятые решения.
Голосовали :        «за» - ___, «ПРОТИВ» - ___, «ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» - ___.
2-й вопрос:
Слушали:   приводятся инициалы и фамилия докладчика, краткая запись содержания доклада, сообщения.
Выступили: приводятся инициалы и фамилия докладчика, краткая запись содержания выступления.
Решили: по пунктам излагаются принятые решения.
Голосовали :        «за» - ___, «ПРОТИВ» - ___, «ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» - ___.

Председательствующий
на заседании Коллегии                                                                 инициалы, фамилия

Секретарь
на заседании Коллегии                                                                инициалы, фамилия

Приложение 3
к Регламенту Контрольно-счётной палаты
Петропавловск-Камчатского городского округа

Журнал контроля результатов контрольных мероприятий

Приложение 4
к Регламенту Контрольно-счётной палаты
Петропавловск-Камчатского городского округа
Утвержден
решением Коллегии Контрольно-счётной палаты
Петропавловск-Камчатского городского округа
от «___» ______ 20__ года
(протокол № ___)

ПЛАН
работы Контрольно-счётной палаты Петропавловск-Камчатского городского округа на ______ год

                                                                                                                       Приложение № 5                                                                                                         к Регламенту Контрольно-счётной палаты           
Петропавловск-Камчатского городского округа

ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ДЕЛ
В КОНТРОЛЬНО - СЧЁТНОЙ ПАЛАТЕ
ПЕТРОПАВЛОВСК-КАМЧАТСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Настоящий Порядок ведения дел в Контрольно-счётной палате Петропавловск-Камчатского городского округа (далее – Порядок) разработан в соответствии со ст. 13  Положения о Контрольно-счётной палате Петропавловск-Камчатского городского округа (далее  - КСП), раздела 5 Регламента КСП и сформирован исходя из рекомендуемых требований, установленных государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации», утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст, ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. «Термины и определения», утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 27.02.98 № 28 и «Альбомом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», утвержденными Постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26 с учетом специфики контрольной и иных видов деятельности палаты.
Порядок является внутренним нормативным документом, регламентирующим организацию и устанавливающим единую систему документационного обеспечения деятельности в КСП, общие требования к служебной переписке и делопроизводству и организации работы с документами в палате.
Нормы настоящего Порядка распространяются как на традиционное делопроизводство палаты, так и на организацию работы с документами, создаваемыми с использованием средств вычислительной техники.
Служебная переписка в палате организуется и осуществляется централизовано через приемную КСП. Делопроизводство в КСП организуется на основе частичной децентрализации и осуществляется ответственными за делопроизводство лицами.
Соблюдение правил работы с документами, предусмотренными настоящим Порядком, обязательно для всех работников КСП.
Документационное обеспечение, контроль соблюдения в КСП единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами возлагается на ответственного за делопроизводство лицо.
Непосредственная ответственность за соблюдение установленных правил служебной переписки и работы с документами возлагается на должностных лиц КСП.
Работники палаты несут персональную ответственность за выполнение требований настоящего Порядка, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается непосредственно председателю палаты, либо аудитору, исполняющему обязанности председателя палаты.
Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения председателя палаты, либо аудитора, исполняющего обязанности председателя палаты.
При уходе работника в отпуск, убытии в командировку, увольнении имеющиеся у него документы по указанию председателя палаты, либо аудитора, исполняющего обязанности председателя палаты передаются другому работнику палаты.

II. ДОКУМЕНТАЦИЯ КСП

 Деятельность палаты обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, состав которой определен исходя из компетенции КСП, установленной  законом и Регламентом, круга ее управленческих функций и порядка решения служебных вопросов.
В  КСП применяются следующие категории служебных документов:
а) организационные документы палаты:
- Регламент КСП;
- структура и штатная численность
- штатное расписание;
- порядок и правила;
- инструкции;
- иные документы, определяющие организационные начала функциональной деятельности КСП, должностных лиц и работников палаты;
б) распорядительные документы палаты:
- распоряжение председателя;
- приказы председателя палаты по личному составу и кадрам, основной деятельности;
- иные документы председателя палаты, имеющие распорядительный характер;
в) аудиторские документы палаты:
- акты по результатам контрольных мероприятий;
- аудиторские заключения;
- годовые отчёты палаты;
- отчёты;
- иные документы, изданные по результатам деятельности палаты;
г) документы по персоналу (кадровой службы) КСП:
- трудовые договоры;
- приказы о приеме, увольнении и переводе на другую работу, об отпусках и командировках сотрудников палаты;
- первичные учётные документы по учёту труда и его оплаты работников КСП;
- книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
- личная карточка;
- командировочное удостоверение;
- журнал учёта работников, выбывающих в командировки;
- анкета;
- заявление о приеме на работу;
- заявление о предоставлении отпуска;
- иные документы по личному составу;
д) регистрационные формы и документы службы делопроизводства палаты:
- номенклатуры дел;
- журнал (книга, карточки) учёта внутренних документов;
- журнал учёта выдачи доверенностей;
- журнал (книга, карточки) учёта инвентарных средств;
- опись дел;
- иные регистрационно-контрольные формы и документы, необходимые для текущей регистрации и индексации других документов и оформления дел палаты.
е) бухгалтерские документы палаты - документы, относящиеся к бухгалтерскому учёту и отчётности, материальной ответственности, а также хозяйственные договоры гражданско-правового характера;
ж) информационно-справочные документы палаты:
- информационно-аналитические справки и записки;
- протоколы рабочих совещаний, собраний и заседаний коллегии;
- служебные письма;
- справки;
- докладные и объяснительные записки;
- отчёты должностных лиц аппарата палаты и руководителей постоянно действующих комиссий КСП;
- программы, заявки,  телефонограммы, факсграммы и прочее;
- иные документы информационно-справочного характера;
з) исковые заявления и иные документы палаты, связанные с судопроизводством;
и) документы архива КСП;
к) другие, разработанные в установленном порядке, документы КСП.

III. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ, ОФОРМЛЕНИЯ, УЧЁТА И ПРОХОЖДЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ КСП

3.1. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К  ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
При подготовке и оформлении бухгалтерских документов КСП используются основные (обязательные) и дополнительные реквизиты для каждого документа, установленные действующим финансовым  законодательством и нормативной правовой базой, регулирующей бухгалтерский учёт в РФ. При подготовке и оформлении кадровых документов КСП используются основные (обязательные) и дополнительные реквизиты для каждого документа, установленные действующими российскими унифицированными формами и стандартами кадровых документов.
При подготовке и оформлении служебных документов общего пользования могут быть использованы следующие реквизиты (приложение № 5.1):
02 – герб Петропавловск-Камчатского городского округа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные о КСП;
10 – наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 – регистрационный номер документа
14 – место составления или издания документа;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17– резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличие приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – печать;
26 – отметка о заверке копии;
27 – отметка об исполнителе;
28– отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в КСП;
Использование на бланках документов и документах КСП приведённых выше реквизитов производится в соответствии с законодательством и общепринятой в органах  местного самоуправления Петропавловск-Камчатского городского округа практикой и традицией.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование организации- автора; название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок), заголовок к тексту, дата, индекс, визы, подпись.
Служебные документы составляются от имени юридического лица - КСП. Все проекты служебных документов должны иметь в обязательном порядке подпись должностного лица КСП, подготовившего проект, и визы соответствующих должностных лиц палаты.
Содержание и структура текста документа (реквизит 10) строится в зависимости от функционального назначения (вида) документа.
Общими требованиями к тексту документа являются лаконичность, ясность и точность изложения без употребления формулировок, порождающих различные толкования. Текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.
Документы общего пользования оформляются на бланках установленной формы (приложение № 5.2), за исключением писем, докладных записок, справок и других документов, подготовленных совместно с другими организациями и документов, предназначенных для использования внутри КСП, которые печатаются на чистых листах.
Оформление аудиторских, кадровых, бухгалтерских и иных специфических документов палаты производится в соответствии с действующими стандартами, предусмотренными общероссийскими, отраслевыми и областными унифицированными формами документов (УФД) по данным сферам деятельности палаты и настоящим Порядком. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица палаты, допускается писать от руки (заявления, объяснительная записка и т.п.).
При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы.
Допускается печать внутренних документов палаты с использованием оборотной стороны листа.

3.2. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ МАШИНОПИСНЫМ СПОСОБОМ
Документы печатаются на стандартных форматах бумаги А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм). Таблицы допускается печатать на бумаге формата А3 (420х297 мм). На бумаге формата А4 печатаются документы большого объема. Если машинописный текст не превышает 7.…10 строк, то документ печатается на бумаге формата А5.
Документы печатают через 1 и 1,5 интервала. При использовании формата А5 печатать через 1 интервал. Дополнительными интервалами отделяются друг от друга различные реквизиты, например, текст документа от приложения, подпись от текста или приложения (2….4 интервала).
Абзацы печатаются, отступив 5 знаков от линии левого поля.
Прописными (заглавными) буквами печатаются только слова:
в грифах                       - УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО, СОГЛАСОВАНО
в приказах                   - ПРИКАЗЫВАЮ
в протоколах               - РЕШИЛИ, СЛУШАЛИ
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
25 мм         - левое;
10 мм         - правое;
15-20 мм   - верхнее;
20 мм        - нижнее (для формата А5 не менее 16 мм)
При печатании таблиц на бумаге формата А3 размеры полей те же, что и на А4. Страницы, начиная со второй, нумеруются посередине верхнего поля листа. Нумеруют их арабскими цифрами, без всяких знаков до и после цифры.
Основной текст документов печатается шрифтом 14, подстрочный размер шрифта – 12, 10, 8.

3.3. СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА
Согласование проводится с целью проверки целесообразности и своевременности служебного документа, соответствия его действующим нормативным актам, реальности выполнения предлагаемого мероприятия, оценки проекта. Согласование внутри палаты проводится с ее должностными лицами, участие которых предусмотрено при реализации данного документа либо есть необходимость в их компетентной оценке проекта. Внутреннее согласование оформляется визой, состоящей из личной подписи в и даты.
Согласование документа (реквизит 23) состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывался документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

3.4. ПРАВО ПОДПИСИ ДОКУМЕНТОВ
Подпись является обязательным реквизитом служебного документа. Должностные лица КСП подписывают документы в пределах их компетенции.
Служебные документы в пределах полномочий подписываются:

• распоряжения, приказы - председателем КСП;
• протоколы - председательствующим и секретарем коллегии (собрания);
• акты - аудиторами, работниками КСП и привлеченными специалистами, непосредственно участвовавшими в проверке (ревизии);
• заключения, отчёты - аудиторами, участвующими в их составлении.

Служебные документы, не имеющие подписей соответствующих должностных лиц, считаются недействительными и к исполнению не принимаются.
Право подписи  служебных документов КСП во время отсутствия должностных лиц принадлежит тем лицам, на которых приказом (распоряжением) председателя палаты возложено временное исполнение обязанностей (должности) отсутствующего.
Подписывать служебные документы с предлогом «за» или проставлением черты перед наименованием должности запрещается.

3.5. УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА
Особым способом введения документа является его утверждение. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа (реквизит 16) состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
При утверждении документа решением, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документ в именительном падеже, его даты и номера
Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа.

3.6. ЗАВЕРКА ДОКУМЕНТА
Печать (реквизит 25) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах:
- специально предусмотренных нормативными правовыми актами;
- удостоверяющих права лиц;
- фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать КСП, приведен в приложении № 5.8.
При заверке соответствия копии документа (реквизит 26) подлиннику ниже реквизита «Подпись» (22) проставляется: заверительная надпись «Верно», должность, личная подпись и расшифровка подписи лица, заверившего копию, дата.

3.7. ПОСТАНОВКА ДОКУМЕНТА НА КОНТРОЛЬ
Отметка о контроле (реквизит 19) – это отметка о контроле  исполнения документа, которая обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль».
Контроль исполнения резолюции председателя с пометкой «К» на входящих документах осуществляется ответственным за делопроизводство лицом. О состоянии исполнения документов, поставленных на контроль, ответственное за делопроизводство лицо информирует председателя палаты по истечению установленного срока исполнения.

3.8. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ   
Бланк документа КСП - это чистый лист бумаги, на котором заранее воспроизведено название КСП, от имени которой документ издаётся.
Бланки документов КСП имеют традиционно установленный набор реквизитов и определенный порядок их расположения. Они воспроизводятся с помощью средств компъютерно-множительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.

• В КСП используются следующие виды бланков документов:
• 1) подготавливаемые на компьютере с использованием  шаблонов:
• общий бланк;
• бланки письма;
• бланк аудиторского отчёта (заключения);
• бланк приказа или распоряжения;
• командировочный лист;

2) с помощью программы «1С Бухгалтерия»:

• документы, используемые в кадровой службе и бухгалтерии;

3) типографским способом:

• трудовых книжек с вкладышем,
• чековых книжек и других документов строгой отчётности
• Эти бланки различаются набором реквизитов.
• Общий бланк используется для изготовления любых документов палаты кроме письма.
• 3.8.1. Бланки строгой отчетности.  К бланкам строгой отчётности относятся бланки КСП:
• - удостоверения личности;
• - трудовые книжки с вкладышами;
• - чековые, квитанционные и расчётные книжки;
• - другие бланки КСП, расходование которых предусмотрено с учётом по экземплярам.
• При издании бланков строгой отчётности во всех случаях предусматривается их тираж и нумерация.

Бланки строгой отчётности подлежат учёту. Их учёт ведется ответственными за делопроизводство лицами раздельно по видам бланков в регистрационно-учётной форме, которая включается в номенклатуру дел КСП.

IV. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В КСП

4.1. ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
Документы могут быть получены по почте, приняты по факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Документы, поступившие в КСП и адресованные КСП, в том числе должностному лицу или работнику КСП, проходят первичную обработку, регистрацию и направляются на рассмотрение председателю КСП.
Прием корреспонденции от предприятий связи производится по графику, согласованному с ними.
Первичная обработка поступающих документов заключается в проверке правильности их доставки и целостности упаковки, вскрытии конвертов, за исключением адресованных «лично», проверке  наличия и целостности вложенных документов, правильности адресации, фиксации факта поступления документа.
Конверты от поступивших документов (в том числе от граждан) не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и получения документа, когда поступившие документы имеют просроченный срок исполнения, а также при поступлении личных и доплатных документов.
При приёме телеграмм и факсограмм проверяется дата их подачи, общее количество страниц, их соответствие указанному количеству на первом листе факса, их читаемость и в конце текста указывается время приёма и фамилия принявшего ее ответственного лица.
Телефонограммы принимаются и регистрируются  в приёмной КСП и докладываются председателю КСП.
Поступившие в общем потоке бухгалтерские документы без предварительного рассмотрения передаются по назначению и подлежат обязательной проверке ответственным лицом как по форме (полнота и правильность оформления первичных документов, заполнение реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей). Заявления, жалобы и письма без подписи рассмотрению не подлежат.
Первичная обработка поступившей корреспонденции должна осуществляться в день ее поступления и заканчивается их сортировкой на регистрируемые и нерегистрируемые.
Регистрация документов производится с целью обеспечения учёта, контроля и поиска документов.
Входящие документы регистрируются в день поступления и один раз в общем либо бухгалтерском делопроизводствах.  Процедура регистрации включает в себя проставление регистрационного штампа в правом нижнем углу первого листа документа, а также присвоение документу регистрационного номера и занесение документа в базу данных «Делопроизводство».
После регистрации все входящие документы, в том числе и не подлежащие регистрации (за исключением корреспонденции, адресованной работникам КСП), докладываются председателю КСП. Передача входящей корреспонденции работникам КСП без регистрации и резолюции председателя КСП не допускается.
Резолюция (реквизит 16) пишется на документе председателем либо аудитором, исполняющим обязанности председателя КСП, и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Исполнитель, указанный в резолюции первым, является ответственным исполнителем с правом созыва соисполнителей.
Документы с резолюцией председателя КСП передаются лицу, ответственному за делопроизводство для передачи копий документов исполнителям, внесения резолюций в базу данных «Делопроизводство» и оформлению документа в дело согласно утвержденной номенклатуре.
Передача оригинала документа в пользование производится под расписку с обязательной отметкой в журнале выдачи документов.
При утрате документа тщательно выясняются все причины и обстоятельства случившегося факта, и, если поиск не дал положительных результатов, документ в соответствии с настоящим Порядком списывается по акту. Окончательное решение и меру ответственности для каждого исполнителя определяет председатель КСП.

4.2. ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
Документы сдаются на подпись и отправку в приемную КСП в открытом виде. Исходящие документы, подготовленные на подпись, должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы. При направлении  писем с приложением необходимо указать название (номер) направляемого документа (реквизит 20), количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются. Должностные лица КСП вместе с подлинником внутреннего документа, подготовленного к отправке, представляют ответственному за делопроизводство лицу расчет (список) рассылки этих документов за своей подписью.
Подписанные председателем письма передаются для регистрации и отправки в приемную.
Если исходящее письмо является ответом на входящий документ, ссылка на исходящий номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается на документах-ответах.
Регистрация исходящих документов обязательна и состоит из присвоения документу регистрационного номера, содержащего коды подписывающего и подготовившего лица. порядковый номер, проставления даты и занесения информации в базу данных «Делопроизводство». Регистрация созданных и отправляемых документов КСП свидетельствует о получении документом полной юридической силы. Отправка незарегистрированных исходящих документов категорически запрещается.
Обработка и отправка исходящих документов КСП производится в общем потоке и осуществляется ответственным за делопроизводство лицом в соответствии с действующими Почтовыми правилами Министерства связи РФ.
Документы, передаваемые по каналам факсимильной связи или электронной почте, также регистрируются.
 
4.3. ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ
Все созданные в КСП документы регистрируются (ставятся на учет) в обязательном порядке.
Обработка внутренних документов включает в себя проверку:
- соответствия форматов бланка виду документа;
- полноты и правильности оформления документа (наличие необходимых реквизитов и их соответствие виду документа);
- наличия всех страниц документа и всех указанных приложений;
- соответствия выполнения действующих архивных требований к документу (для документов постоянного и длительного архивного хранения);
- выполнения иных требований, предъявляемых настоящим Порядком к составлению и оформлению служебного документа
При невыполнении указанных требований к представленному на регистрацию документу, он возвращается исполнителю на доработку.
Внутренним документам палаты присваиваются порядковые номера по каждому виду документа отдельно. Регистрация документов осуществляется в журналах регистрации (приложение № 5.10).
Не зарегистрированные (не поставленные на учет) соответствующими делопроизводствами КСП документы не являются официальными служебными документами палаты и исключаются из документооборота КСП.

4.4. ПОРЯДОК РАБОТЫ ПО ОФИЦИАЛЬНЫМ КАНАЛАМ ФАКСИМИЛЬНОЙ И ЭЛЕКТРОННОЙ СВЯЗИ
Прием и передача служебной информации в КСП по каналам факсимильной связи осуществляется с факс-аппарата приемной КСП и каналам электронной связи КСП.
Информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной и электронной связи, не является официальной. Копии документов, полученные по указанным каналам связи, носят информационный характер.
По факсканалам и электронной почте запрещается передавать тексты документов, содержащие секретные сведения, сведения с грифом «Для служебного пользования», сведения конфиденциального характера, не подлежащие публикации.
Ответственность за содержание передаваемой информации несет исполнитель, подготовивший материал к передаче, а также должностное лицо КСП, подписавшее передаваемый документ.
Поступающий в КСП и подлежащий передаче материал учитывается в приемной КСП, и в регистрационных формах, в которых делается соответствующая запись о дате,  времени передачи и приема, адресате и краткое содержание документа.
Контроль использования факсимильной и электронной техники, используемой для приема и передачи информации, осуществляют должностные лица КСП, обслуживающие ее.

4.5. УЧЁТ ОБЪЁМА ДОКУМЕНТООБОРОТА КСП
Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы КСП. Проводится как полный, так и выборочный учёт документов.
Самостоятельно учитываются предложения, заявления (кадровая служба общего делопроизводства КСП), а также библиотечный фонд КСП.
Аудиторы и должностные лица КСП должны регулярно систематизировать по своим направлениям деятельности состояние переписки, осуществлять мероприятия по сокращению документооборота и принимать меры по устранению ненужной переписки.
Ответственными за делопроизводство лицами периодически (1 раз в год) обобщаются и анализируются данные об объеме документооборота КСП и докладывают председателю КСП результаты анализа.

1. V. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ОТДЕЛЬНЫМИ ВИДАМИ ДОКУМЕНТОВ
2.  
3. 5.1.  ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ
4. 5.1.1. Регламент КСП - правовой акт, определяющий в соответствии с Положением “О Контрольно-счетной палате Петропавловск-Камчатского городского округа”, утвержденным решением Петропавловск-Камчатской Городской Думы от 05.07.2005 № 172-р (с изменениями и дополнениями), внутренние вопросы деятельности КСП, распределение обязанностей между аудиторами, функции и взаимодействие в КСП, порядок ведения дел, подготовки и проведения мероприятий всех видов и форм контрольной и иной деятельности.
5. Регламент КСП размножается исходя из расчета по одному экземпляру на каждого  работника КСП. Регламент КСП обязателен для исполнения всеми работниками КСП и  доводится им под роспись в ознакомлении.
6. 5.1.2. Инструкция - правовой акт, издаваемый КСП в целях установления правил, регулирующих организационные, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности должностных лиц и работников КСП. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов.           

Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).

1. При составлении инструкций следует учитывать, что к документам этого вида предъявляются повышенные требования четкости и ясности. Текст разделяется по определенной логической схеме на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
2. Проекты должностных и иных инструкций КСП разрабатываются соответствующими должностными лицами КСП по поручению (указанию) председателя КСП, визируются в обязательном порядке юристом, специалистом по кадрам и иными заинтересованными должностными лицами КСП и утверждаются председателем КСП.
3. Первый экземпляр типовых и индивидуальных должностных инструкций хранится у специалиста по кадрам КСП, вторые (последующие) экземпляры выдаются на руки соответствующим сотрудникам КСП, для которых они изданы.
4.  
5.  
6.  
7. 5.2. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
8.  

5.2.1. Распоряжение председателя КСП – внутренний нормативный правовой документ, издаваемый председателем КСП на основе единоначалия преимущественно по оперативным вопросам организационной, производственно-хозяйственной и иной деятельности КСП. Распоряжение обязательно для исполнения всеми работниками КСП.

1. Подготовка проекта распоряжения осуществляется по поручению председателя КСП должностными лицами КСП.
2. Текст распоряжения состоит, как правило, из двух взаимозависимых частей – констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызвано издание распоряжения. Основную нагрузку в распоряжениях несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В каждом пункте указываются исполнители, предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте распорядительной части распоряжения указывается должностное лицо КСП, на которое возлагается контроль  исполнения распоряжения в целом.
3. Распоряжения председателя КСП оформляются на бланке КСП (приложение № 5.4).
4. 5.2.2. Приказ председателя КСП по личному составу и кадрам– регулирует вопросы о приёме на работу, назначении и переводе на другую работу, о предоставлении отпуска и направлении в командировку, о поощрениях и взысканиях, об увольнении или прекращении трудового договора, об изменении условий оплаты труда и других трудовых правоотношений. Приказ председателя КСП по личному составу оформляются всегда отдельно от распоряжений по основной деятельности КСП и большинство из них, как правило, не имеет констатирующей части (см. приложение № 5.5).
5. Подготовка проекта приказа осуществляется специалистом КСП по кадровым вопросам в соответствии с требованиями и особенностями делопроизводства в кадровой службе и Трудовым кодексом РФ.
6. 5.2.3. Направление на право проведения контрольного мероприятия  - распорядительный документ КСП на право проведения должностным лицом КСП контрольного мероприятия.
7. Подготовка данного документа производится руководителем контрольного мероприятия, которому предстоит его проведение,  оформление осуществляется секретарем приемной, в соответствии с образцом (приложение № 5.6). Обязательным приложением к данному направлению является план и программа контрольного мероприятия, которые составляются и представляются на утверждение председателю палаты при представлении ему проекта направления на подпись.
8. Направление на право проведения контрольного мероприятия  изготавливается в количестве 1 (одного) экземпляра.
9. Вопросы подготовки и оформления документов по результатам контрольных мероприятий определены в разделе 6 Регламента КСП.
10.  
11. 5.3. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

5.3.1. Внутренний акт – документ КСП, составленный одним или несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Акты составляются специально созданными комиссиями КСП как постоянно действующими, так и назначаемыми для разовых работ и  подлежат утверждению председателем КСП. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами КСП. Поводом для составления актов может служить: проведённая проверка (ревизия) отдельных вопросов деятельности КСП или деятельности структурных подразделений и должностных лиц КСП, назначенная председателем или коллегией КСП; результаты работы постоянно действующих или временно назначаемых председателем КСП комиссий и т.д. Поэтому акты КСП могут быть следующих видов:
-по внутренней проверке или ревизии;
-по инвентаризации, списанию, приёму, передаче имущества;
-приёма-передачи дел;
-уничтожения документов и дел;
-несчастных случаев, аварий и др.
Данные акты, независимо от их разновидности, составляются по единой типовой схеме и оформляются на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.
Заголовок акта палаты включает в себя указание на вид (акт) и наименование документа, номер, время и место составления.
Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть словом «Основание» и указывается наименование распорядительного документа председателя КСП, его дата, номер и наименование (заголовок). С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта с указанием должности. Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть оформлены таблицей. Акт  заканчивается констатацией фактов либо  в заключительной части акта могут делаться выводы или даваться рекомендации. После текста перед подписями, при необходимости, указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение.
Завершают текст акта подписи. Акт подписывается председателем и всеми его составителями. Акт после его подписания, а при необходимости утверждения  председателем палаты, передается в соответствующее делопроизводство КСП для регистрации и на текущее архивное хранение.
5.3.2. Служебное письмо - обобщенное название группы управленческих документов КСП различного содержания, которые служат средством общения с учреждениями, организациями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь. Служебные письма применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности (запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, гарантии, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.).
Текст служебного письма должен быть простым и, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на законодательные или нормативные правовые акты и иные решения органов власти, явившиеся основанием составления письма. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составлялся: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п.
Для активизации восприятия информации письма допускается возможность изменять традиционный порядок изложения текста письма и начинать его с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть.
Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.
Главная цель служебного письма – побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Слова должны точно отражать смысл. Приводимые факты должны быть объективны, цифровые данные – точны. Тон письма должен быть нейтральным. Следует избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкцией: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п.
Письма составляются на угловом бланке палаты для писем (приложение № 5.3). Составитель документа кроме текста должен сформулировать заголовок письма, указать адресата, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию и номер телефона (реквизит составителя), проверить наличие приложений (если они есть). Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который отвечает. Это реквизит переносится в бланк при окончательном оформлении письма.
По характеру информации письма КСП разделяются на следующие виды:
Сопроводительное письмо – документ КСП, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Начинаются письма этой разновидности словами: “Посылаем”, “Направляем”, “Возвращаем”, “Прилагаем” и т.п., далее указываются заголовки и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа. Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка. Составление сопроводительного письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо пояснить или дополнить к приложенным документам (указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.п.).
Образец сопроводительного письма к акту контрольного мероприятия приведен в приложении № 13 к Регламенту КСП.
Письмо-приглашение -предлагает адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Оно может адресоваться как конкретным лицам, так и организациям. В нем раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия.
Информационное письмо – сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии.
Образец информационного письма по результатам контрольного мероприятия приведен в приложении № 16 к Регламенту КСП.
Письмо-извещение -составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами: “Извещаем”, “Сообщаем”, “Ставим Вас в известность” и т.п., далее излагаются какие-либо факты.
Письмо-подтверждение – содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе. Письмо может также подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор и др. Начинается данная разновидность письма словами, образованными от глагола “подтверждать”. Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправки позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку писем-напоминаний.
Письмо-напоминание – содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо должно быть особенно лаконичным, содержит одну заключительную часть и начинается, как правило, словом “Напоминаем”.
Гарантийное письмо – документ палаты, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо. Эти письма имеют повышенную правовую функцию и поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным, заверяется печатью КСП.
5.3.3. Телеграмма – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются факсы, электронная почта.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, с сокращенными обозначениями знаков препинания (зпт, тчк), печатается на лицевой стороне бланка (или чистого листа) без переноса слов, абзацев, исправлений.
В телеграмме указывается ее срочность, точный адрес, текст.
Текст служебной телеграммы заверяется печатью КСП. Телеграмма составляется в двух экземплярах. Первый, подписанный, отдается для передачи, а второй подшивается в дело. Если телеграмма направляется в несколько адресов, соответственно количеству адресов увеличивается количество экземпляров телеграммы.
5.3.4. Справки – документы КСП, содержащие текстовую и/или табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. В КСП справки делятся на две группы – с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и организациям, удостоверяющие какой-либо юридический факт.
Для второй группы справок применяются унифицированные трафаретные бланки. В справках помимо указания названия КСП, вида документа (справка), даты и номера эти бланки имеют отпечатанный типовой текст. На справке ставятся даты ее подписания и выдачи. Текст справки заверяется подписью председателя и печатью КСП.
Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Справки, направляемые за пределы КСП, оформляются на общем бланке.
Дата и номер, адресат,  заголовок, текст, подпись являются обязательными реквизитами этих двух видов справок КСП. Подписывают справку лица, ее составляющие и несущие ответственность за представленные данные.     
Особенности составления и оформления документов КСП специального назначения (кадровых, бухгалтерских, юридических и др.) определяются, исходя из специфики управленческой деятельности КСП и ее документационного обеспечения, и регулируются   отдельными организационно-распорядительными документами КСП в соответствии с действующим законодательством в этих сферах, Регламентом КСП и настоящим Порядком.
5.3.5. Письмо -  определяющие отношения и характер работы с Департаментом экономической и бюджетной политики администрации ПКГО, – составление заявок на финансирование расходов, сведений о заработной плате и других выплат физическим лицам, распределение открытого финансирования. Форма письма прилагается – см. приложение № 5.11.

VI. ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ КСП
6.1. ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ И ИНДЕКСИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путём проставления на нём регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах делопроизводств КСП.
Для текущего индексирования документов предусматривается наличие в регистрационном номере следующих индексов:
- наименование организации (автора документа);

1. дата и регистрационный номер документа;

- индексы должностных лиц, в случае необходимости (например, для регистрации актов, заключений, исходящих писем) в соответствии с установленным приложением № 5.8).
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические сборники, финансовые, бухгалтерские, кадровые и др.), как  создаваемые и используемые внутри КСП, так и направляемые в другие организации и поступившие в КСП из других организаций и от частных лиц.
Документы регистрируются в КСП соответствующим делопроизводством один раз: поступающие – в день поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни, создаваемые – в день подписания или утверждения.
Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы. Для отдельно регистрируемых документов в пределах регистрационной группы могут использоваться буквенные литеры, которые через тире дополняют порядковый регистрационный номер документа. В КСП устанавливаются следующие литеры:
-  “р”  -  на распоряжениях председателя палаты КСП;
- “лс” - на приказах председателя палаты по личному составу (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение или прекращение трудового договора);
- “о” – на приказах председателя палаты о предоставлении отпуска;
- “к” - на приказах председателя палаты о направлении в командировку;
- “н” - на направлениях на право проведения контрольного мероприятия;
- “э” - на аудиторских заключениях по экспертизе документов, заключениям экспертов КСП и иных экспертных заключениях.
Документ, получивший регистрационный номер и учтенный в регистрационных формах соответствующего делопроизводства КСП, с этого момента приобретает статус служебного документа КСП и ответственность за его сохранность несет должностные лица этого делопроизводства КСП. Обращение (пользование) этим документом осуществляется в соответствии с настоящим Порядком.

6.2. ОБРАЩЕНИЕ СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
Содержание служебных документов не подлежит разглашению.
Давать справки по служебным документам и сообщать (передавать) сведения, содержащиеся в них, лицам, не имеющим отношения к документам, разрешается только с ведома председателя КСП.
Работа со служебными документами и их хранение за пределами служебных помещений КСП допускается с разрешения председателя КСП.
Лица, выбывающие из КСП, а также убывающие в длительную командировку, отпуск, учёбу и т.п., обязаны сдать все числящиеся за ними служебные документы лицу, ведущему делопроизводство.

VII. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ, ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ КСП
Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел КСП, утвержденной председателем КСП
Формированием дел в КСП занимаются лица, ответственные за ведение документации:
-общих дел КСП – делопроизводитель КСП;
-кадровых дел КСП –  работник, назначенный распоряжением председателя КСП ответственным за ведение кадровых дел КСП.
- бухгалтерских дел палаты – начальник отдела учёта и отчётности КСП.
Все исполненные служебные документы подшиваются в дела, которые заводятся согласно номенклатуре дел. Дела, как правило, заводятся на один год, после чего они закрываются и передаются на хранение в зависимости от срока хранения в городской  архив ПКГО на постоянное хранение или в архив КСП.
Дата заведения дела, проставляемая в номенклатуре дел, должна соответствовать дате первого подшитого документа в этом деле. Дата начала и окончания дела должны соответствовать крайним датам документов, подшитым в нем. Эти даты проставляются на обложке дела после его закрытия.
В КСП на все заводимые дела, книги и журналы к началу года составляется номенклатура дел. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в КСП, с указанием сроков их хранения, оформленный в соответствии с Положением об архивном делопроизводстве в Контрольно-счетной палате Петропавловск-Камчатского городского округа (далее - Положение об архивном делопроизводстве), утверждаемым председателем КСП и согласованным с городским архивом ПКГО.

VIII. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
8.1. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Контроль  исполнения служебных документов в КСП является одной из основных обязанностей всех должностных лиц и имеет целью обеспечить повышение персональной ответственности каждого должностного лица за порученное дело, своевременное и качественное выполнение документов, решение вопросов и поручений, изложенных в них.
Контролю исполнения подлежат только зарегистрированные документы.
Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов контроля исполнения документов в установленные сроки, информирование председателя палаты о состоянии исполнения документов.
Председатель палаты организует в КСП контроль исполнения документов.
Непосредственный контроль исполнения документов осуществляется работниками КСП, ответственными за ведение делопроизводства.
Обязательному контролю исполнения подлежат:
- запросы и обращения Главы Петропавловск-Камчатского городского округа и депутатов Городской Думы Петропавловск-Камчатского городского округа;
- запросы и обращения органов государственной власти РФ и Камчатского округа;
- решения Коллегии КСП;
- распоряжения и приказы председателя КСП;
- служебные документы, в правом верхнем углу первого листа которых стоит штамп или надпись «К» (контроль).
- иные служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются резолюции председателя КСП о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных поручений (мероприятий).
Вопросы, поставленные юридическим и физическим лицам по истребованию контрольной информации, находятся под контролем аудитора (должностного лица) палаты, составившего соответствующий запрос.
8.2. СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ
Сроки исполнения документов КСП начинаются с даты подписания (учреждения) документа, а для поступивших – с даты регистрации их в КСП. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.
Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются Коллегией и (или) председателем КСП. При определении продолжительности срока исполнения документа учитываются содержание документа и практические возможности его исполнения.
Сроки исполнения указываются в самих документах (приказах, распоряжениях и т.д.) или фиксируются в резолюции председателя КСП.
Срок исполнения документа может быть изменен только лицом (или организацией), которое его установило.
Если в процессе исполнения выясняется, что для выполнения указания требуется более длительный срок, чем тот, который указан в документе или резолюции, исполнитель документа не позднее, чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения должен обратиться по подчиненности с просьбой о продлении срока.
О полученном разрешении на продление срока исполнения документа исполнитель обязан в тот же день сообщить  лицу, ответственному за делопроизводство.
8.3. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.
Контроль исполнения входящих документов осуществляется по регистрационным карточкам, создаваемым в базе данных «Делопроизводство».
Служебный документ считается исполненным, когда изложенный в нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему закончена. На исполненном документе должна быть отметка исполнителя с указанием, каким регистрационным номером исполнен документ, дата исполнения и номер дела, в которое документ должен быть подшит.
Служебные документы снимаются с контроля после полного разрешения вопросов, поставленных в них, и корреспонденту дан ответ.
Лица, ответственные в КСП за контроль исполнения документов, обязаны регулярно информировать председателя КСП о состоянии и результатах исполнения, в необходимых случаях готовить докладные записки о несвоевременном исполнении документов с указанием конкретных исполнителей и периодически обобщать работу по исполнению документов, исполнительскую дисциплину.

Приложения 5.1 - 20